12 novembre 2026
Le Kbis est fréquemment demandé dans le cadre d’un marché public, car il permet notamment de vérifier l’existence légale d’une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Toutefois, il n’est pas systématiquement nécessaire de joindre un Kbis à chaque dépôt de candidature.
Le dossier de consultation des entreprises indique précisément les justificatifs attendus. L’acheteur public peut aussi récupérer certaines informations directement auprès des administrations, conformément au principe du « dites-le-nous une fois ». Dans ce cas, l’entreprise doit fournir les éléments permettant son identification, comme son numéro SIREN.
Depuis la mise en place du registre national des entreprises (RNE), les informations d’immatriculation sont centralisées par l’INPI. Selon la situation de l’entreprise et les exigences du marché, un extrait d’immatriculation au RNE, un extrait K ou un Kbis peut donc être utilisé pour justifier l’existence et l’activité de l’opérateur économique.
Les pièces exigées dépendent de la procédure, de l’objet du marché et de la plateforme utilisée. Dans la plupart des consultations, le candidat doit distinguer les documents relatifs à sa candidature de ceux qui présentent son offre technique et financière.
Pour la candidature, les documents les plus courants sont :
Le DUME permet de déclarer sur l’honneur que l’entreprise remplit les conditions de participation. Il peut être particulièrement utile pour éviter de ressaisir plusieurs fois les mêmes informations, notamment lors de candidatures à des marchés européens ou de consultations dématérialisées.
L’acheteur public doit s’assurer que l’attributaire respecte ses obligations fiscales et sociales. Dans la pratique, les attestations correspondantes sont souvent demandées au candidat pressenti pour obtenir le marché, plutôt qu’à tous les candidats dès le dépôt de l’offre.
Il peut notamment être nécessaire de produire :
L’attestation de vigilance doit être renouvelée périodiquement. Pour les contrats d’un montant au moins égal à 5 000 euros hors taxes, le donneur d’ordre doit vérifier sa validité puis effectuer cette vérification tous les six mois pendant l’exécution du contrat. Cette obligation concerne également les marchés publics lorsque les conditions légales sont réunies.
Une erreur fréquente consiste à transmettre un dossier administratif complet, mais à oublier une pièce essentielle de l’offre. Le règlement de la consultation sépare généralement les éléments de candidature et les documents permettant d’évaluer la proposition.
| Partie du dossier | Exemples de documents |
|---|---|
| Candidature | DC1, DC2, DUME, Kbis ou justificatif d’immatriculation, références, capacités financières et techniques |
| Offre | Acte d’engagement, mémoire technique, bordereau des prix, détail quantitatif estimatif, planning ou variantes autorisées |
| Après attribution | Attestations fiscales et sociales, assurance, pouvoirs du signataire et pièces demandées avant la signature |
Le règlement de la consultation reste le document de référence. Une entreprise ne doit pas envoyer automatiquement toutes les pièces dont elle dispose : elle doit vérifier le format demandé, la date de validité, la signature électronique éventuelle, ainsi que le nom exact des fichiers.
Une préparation en amont réduit le risque de rejet pour une simple erreur formelle. Il est recommandé de constituer un dossier documentaire régulièrement mis à jour, sans pour autant réutiliser une pièce dont la situation juridique ou les coordonnées auraient changé.
Pour gagner du temps, une entreprise peut obtenir à l’avance son extrait d’immatriculation et centraliser ses justificatifs administratifs. Des services spécialisés comme afite.fr peuvent également aider les professionnels à réunir les documents nécessaires à leurs démarches administratives, en fonction de leur situation.
Un Kbis de moins de trois mois est-il toujours obligatoire ?
Non. Il n’existe pas une règle générale imposant le Kbis de moins de trois mois pour toutes les candidatures. La pièce demandée et sa date d’émission dépendent du règlement de la consultation et des vérifications réalisées par l’acheteur.
Le DUME remplace-t-il le Kbis ?
Le DUME sert principalement à déclarer que l’entreprise remplit les conditions de participation. Il ne remplace pas nécessairement le justificatif d’immatriculation lorsque l’acheteur demande à vérifier l’existence légale ou l’activité de l’entreprise.
Une micro-entreprise doit-elle fournir un Kbis ?
Elle doit pouvoir justifier son immatriculation et son identité professionnelle. Selon son activité et les documents demandés, un extrait d’immatriculation au RNE ou un justificatif équivalent peut être accepté.
Que se passe-t-il si une pièce manque dans la candidature ?
L’acheteur peut, dans certaines conditions, demander la régularisation d’une candidature ou la production d’un document manquant. Cette possibilité n’est pas automatique et ne doit pas conduire l’entreprise à déposer un dossier incomplet.